Absender
Warum dieser Schritt
Warum überhaupt ein Profil: Kontakt-Erkennung
Die Email ist zerlegt, die Anhänge sind verarbeitet. Jetzt kommt eine scheinbar einfache Frage mit großer Wirkung: Wer schreibt da? Dieses erste Unterkapitel erklärt, warum das System für jeden Absender ein eigenes Profil pflegt, statt die Absenderdaten nur in der Email selbst zu speichern.
Wiederkehrende Absender
Anna Müller schreibt im Januar eine erste Anfrage. Im März eine Rückfrage. Im Mai eine Bestellung. Im September eine Beschwerde. Im November einen Dank. Fünf Emails in elf Monaten, eine einzige Person dahinter.
Wenn jede dieser Emails isoliert behandelt wird, weiß das System bei der fünften Nachricht nichts von den vorherigen vier. Jede wird verarbeitet, als käme sie von einem Fremden. Das ist technisch machbar, aber inhaltlich arm. Wer einen Kunden schon kennt, kann angemessener antworten als bei einem Erstkontakt.
Das Profil als Gedächtnis
Ein Kontaktprofil ist das Gedächtnis des Systems für eine bestimmte Person. Jede Email, die von dieser Adresse ankommt, aktualisiert das Profil: Zähler hoch, Zeitstempel aktualisieren. Über die Zeit entsteht ein Bild, auch wenn das Profil selbst sehr wenige Felder enthält.
Das Gedächtnis ist nicht tief. Das System speichert keinen Stimmungsverlauf, keine Themenstatistik, keine Konversationsdichte automatisch. Es speichert lediglich: wie oft, wann zuerst, wann zuletzt. Daraus lässt sich aber bereits einiges ableiten: ist das ein neuer Kontakt oder ein bekannter? War die letzte Email kürzlich oder vor langer Zeit? Die Details stecken in den verknüpften Emails selbst.
Was ohne Profil fehlen würde
Ohne Kontaktprofil hätte das System keine Möglichkeit, Nachrichten einer Person zuzuordnen. Jede Pipeline-Entscheidung müsste auf Basis der einen aktuellen Email getroffen werden. Das reicht für vieles aus, hat aber Grenzen.
- Ein wichtiger Kunde wird nicht anders behandelt als ein Erstkontakt
- Gesperrte Absender (etwa ehemalige Kunden mit Rechtsstreit) können nicht manuell markiert werden
- Statistiken wie "wie viele aktive Kontakte hat das System" sind nicht möglich
- Der spätere Entwurfs-Prompt könnte keinen Hinweis wie "Langzeitkunde" oder "Erstkontakt" einblenden
Das Profil ist die Grundlage dafür, dass das System irgendwann mehr als eine Email auf einmal denken kann.
Wann das Profil angelegt oder aktualisiert wird
Der ContactStep wird nach dem Zerlegen und der Anhang-Verarbeitung ausgeführt. Zu diesem Zeitpunkt liegt die Absenderadresse bereits im Zusammenhang aus vorherigen Schritten. Der Step fragt das Repository: "Gibt es zu dieser Adresse schon ein Profil?". Zwei Antworten sind möglich.
Gibt es noch kein Profil, wird eins angelegt: Zähler auf 0, Erstkontakt auf jetzt, Letztkontakt auf jetzt, Flags als leere Liste. Gibt es schon ein Profil, wird es zurückgegeben, wie es ist. Anschließend wird in beiden Fällen der Zähler um eins erhöht und der Letztkontakt auf jetzt gesetzt. So landet jede Email im Profil, unabhängig davon, ob es bereits bestand.